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 公司印章管理制度(暂行)

第一条、为了保证江西明慧建筑工程有限公司(以下简称“公司”)印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性,依据公司规范运营、防范风险的管理规定,有效地维护公司利益,特制定本管理办法。

第二条、本管理办法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。

第三条、本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。

第四条、印章授权管理和使用部门:

(一)公司印章,由公司董事长授权向相关部门核发或核销;

(二)公司印章由董事长授权以下部门分别管理和使用:

1、公司行政章、法定代表人印章、合同专用章由公司财务经理室负责保管存放及行政文员管理使用;

2、公司项目部因工作需要配置其他用途公章由项目经理管理使用。

3、凡因工作需要并符合公司规定配置印章或更换印章需向公司办公室上报书面申请,经董事长批准同意后配置或更换印章。

4、印章刻制由公司行政办公室负责,经公安机关核准,到指定的单位刻制;印章的规格、样式由公司办公室按有关规定办理。

第五条、印章的管理

(一)公司的所有印章,均由公司行政办公室负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人(以下简称为印章专管员)。

(二)办公室向印章专管员移交印章时,应填写《公司印章留样备案表》。

(三)由于印章磨损而更换印章,仍需在公司办公室登记、留样。

(四)公司部门撤销或重组,原部门有关印章交回公司办公室,由公司办公室负责销毁。

(五)严禁印章专管员将印章转借他人。

(六)印章丢失时,印章专管员应当及时向公司办公室书面报告,公司办公室应及时采取相关补救措施,包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。

(七)公司决定需要停用印章的,由董事长签字同意后由公司办公室下发公司停用有专用章的通知,将停用原因、时间通知公司各有关部门,并收回停用的印章切角封存或销毁。

(八)各部门不得擅自刻制印章,违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。

第六条、印章专管员的职责

公司所有印章专管员应遵守本条以下规定:

(一)印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁进保险柜内,妥善保管,不得将印章存放在办公桌内;次日上班后,应首先检查所保管印章保险柜有无异样,若发现意外情况应立即报告。

(二)印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时,印章授权人应指定他人代管印章,印章专管员要向代管人员交接工作,交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后,代管人员应向专管人员交接工作,登记用印的起止日期,实行管印人员登记备案制,以明确责任,落实到人。交接工作时,应严格办理交接手续,登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字,印章授权人签字认可后备存。

(三)印章专管员要坚持原则,遵守保密规定,严格按照印章管理办法执行。未按批准权限用印或用印审批手续不全的,印章专管员不予用印;经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的,印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。

(四)印章专管员用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处一并加盖印章。

(五)印章专管员不得擅自用印,一经发现,严肃处理;若因擅自用印导致公司遭受经济损失时,由其承担全部赔偿责任并按公司制度进行处罚。

(六)印章专管员离职时,其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时,须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》后方可办理离职手续。

7、禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时,须经董事长批准并填写《公章外出使用审批单》方可带出;非公章专管人员携带外出时,用印人办理交接手续后方可带出。

第七条、各类公章的使用规定

(一)公司印章的使用

1、办理使用公司印章的事项,须由业务经办人认真填写相应的审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后,连同需用印的文件等一并交印章专管员,由其审核审批手续齐备后用印。

2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表、邀请函等,可直接加盖相应的公司印章,但印章专管员仍应按照规定填写《公司用印审批申请单》并留存复印件以完善相关档案,依据本条规定填写的单据无需审批人签字。

 3、除本条第2项规定的情况外,凡加盖公司印章的存根类介绍信(开具时必须按要求认真填写存根)、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等文件,均须填写《公司用印审批申请单》并经相应管理领导审批签字同意后,方可使用公司印章。

4、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章(合同专用章除外)所用印的文件、资料、附件资料及《公司用印审批申请单》作为用印凭据档案由印章专管员留存。涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定经公司法务部门审核签字后方可使用。

5、禁止在手写文件上加盖公司印章。

6、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。

7、所有盖章的文件印章专管员待审批手续齐全方可盖章,并做好用印登记手续。

(二)合同专用章的使用规定

1、对外签署的合同或协议,应按《公司章程》及公司合同管理规定办理合同会审审批程序。

2、公司合同专用章由公司董事长指派专人担任印章专管员负责保管。

3、需使用合同专用章时,经办人应填写《公司用印审批申请单》,经公司对应管理领导审批同意方可用印,交公司管理领导审批的合同,应注有公司顾问律师、财务部及该合同对应的业务部门负责人的审核意见。

4、用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后,方可用印。

5、禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章。

6、对外签署的合同或协议等,须在合缝处加盖合同专用章。

(三)财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理审批程序。公司对外报送的各类业务报表(财务报表、统计报表等)及其他需用公司财务印章的文本等,须按规定办理用印手续。

(四)公司其他各部门印章、业务专用章的使用,由相关部门或部门做出相关规定,并报公司办公室备案。

(五)公司各类印章实行用印登记制度,印章专管员应每年度6月30前、12月31日前应将该期间填写的《用印登记簿》及用印资料档案全部移交公司档案保管人存单。

第八条、法律责任

任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章,不符合本制度规定时,不得擅自使用。违反本制度的规定使用印章,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。

第九条、附则

(一)本办法自发布之时效实施。

(二)本办法由公司办公室负责解释。

江西明慧建筑工程有限公司

2014年11月14日

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